Klachtenregeling en privacy

Uiteraard vinden wij het niet prettig als u een klacht zou hebben over ons optreden of onze behandelingen. Wij doen ook ons uiterste best om dat te voorkomen. Toch kan het voorkomen dat u niet tevreden bent. Wij zouden dat dan graag persoonlijk van u horen. Aarzelt u niet om in dat geval contact met ons op te nemen. Wij zullen dan beoordelen of en hoe wij aan uw klacht tegemoet kunnen komen.

Mocht u desondanks toch een klacht willen indienen dan kunt u dat doen bij de NMT, de beroepsorganisatie van tandartsen waarbij wij onze klachtenregeling hebben ondergebracht. Informatie over deze regeling vindt u in de folder:

Wat te doen als u niet tevreden bent?

Privacy statement Kliniek voor Parodontologie Alkmaar, versie 1.0

Algemeen

Dit is het privacy statement van Kliniek voor Parodontologie Alkmaar. In dit privacy statement kunt u lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken en waarom we dit doen. Wij respecteren uw privacy en doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen met in achtneming van de geldende privacywet- en regelgeving.

Ons privacy statement kan wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele privacy statement vindt u altijd op onze website. Dit privacy statement is op 11-juli 2019 het laatst gewijzigd.
 

Wanneer is dit privacy statement van toepassing

Dit privacy statement is van toepassing op alle persoonsgegevens die Kliniek voor Parodontologie Alkmaar van u verzamelt en verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke. We verwerken persoonsgegevens wanneer u onder andere bij ons onder behandeling bent, onze website bezoekt, een formulier op onze website invult, bij ons solliciteert of wanneer u ons informatie geeft tijdens (telefoon)gesprekken en e-mailcontact.

Contact

Als u nog vragen heeft na het lezen van dit privacy statement, dan kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming via privacy.nl@dentconnect.eu.
 

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

1. Verlenen van tandheelkundige zorg

Indien u onder behandeling bent bij ons zijn wij wettelijk verplicht om een medisch dossier van u bij te houden waarin wij de relevante gegevens noteren in verband met uw behandeling. Hiervoor vragen wij u, wanneer u bij ons komt voor een eerste consult of behandeling, om verschillende gegevens zoals uw NAW gegevens, uw geboortedatum, de gegevens van uw zorgverzekering en medische gegevens. Daarbij vragen wij om uw legitimatiebewijs om er zeker van te zijn dat u het bent. Hiervan bewaren wij geen kopie. Tot slot zijn wij wettelijk verplicht om uw burger servicenummer (BSN) te registreren en te gebruiken voor een veilige en juiste zorgverlening.

Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan. Voor het bewaren van medische gegevens bijvoorbeeld hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar volgens de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst.
 

2. Betaling van de verleende tandheelkundige zorg

Voor de betaling van onze facturen maken wij gebruik van de diensten van een administratiekantoor, Infomedics. Doordat wij een verwerkersovereenkomst hebben met Infomedics, mag Infomedics zonder toestemming van patiënten (bijzondere) persoonsgegevens verwerken.

Voor dit doel verwerken wij onder andere uw NAW gegevens, betalingsgegevens, factuurgegevens en bankrekeningnummer in onze klantenadministratie. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.
 

3. Kwaliteit van de zorgverlening en klachtafhandeling

Om de kwaliteit en veiligheid van onze zorgverlening te garanderen, hebben wij bepaalde processen en (controle)systemen ingericht en nemen wij deel aan de landelijke prikpunt registratie van de KNMT. Onderdeel van ons kwaliteitsmanagementsysteem is een patiënttevredenheid- en ervaringsonderzoek bedoeld voor interne kwaliteitsverbetering. Het staat u vrij om hier wel of geen medewerking aan te verlenen. Als u een klacht indient over onze zorgverlening wordt deze klacht behandeld door een interne klachtenfunctionaris.

Voor dit doel verwerken wij uw NAW gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en alle overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en die nodig zijn voor de behandeling van uw klacht. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.
 

4. Het nakomen van wettelijke verplichtingen

We zijn soms wettelijk verplicht om de persoonsgegevens die wij verzamelen en bewaren voor de uitvoering van onze dienstverlening aan derden te verstrekken, zoals aan zorgverzekeraars, de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ), politie en justitie of de FIOD-ECD. We zullen gegevens nooit doorgeven zonder dat wij daartoe verplicht zijn op grond van een wettelijke plicht.

Hierbij moet u denken aan inzage van medische dossiers door zorgverzekeraars als dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de Zorgverzekeringswet of het vorderen van inzage in patiëntendossiers in het kader van de toezichthoudende taak van IGZ, ook zonder toestemming van de patiënt. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om persoonsgegevens van hulpverleners en patiëntgegevens aan de NZa en de FIOD-ECD te verstrekken.
 

5. Gebruik en verbetering van onze website

Wanneer u onze website bezoekt, verwerken we uw technische gegevens om de functionaliteiten van onze website te kunnen aanbieden. Met deze gegevens kunnen wij de website beheren en verbeteren. Zo kunnen wij bijvoorbeeld technische storingen oplossen of de beschikbaarheid verbeteren. Om te zorgen dat u informatie op onze website snel en eenvoudig kunt vinden, gebruiken we cookies. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar ons Cookie statement op onze website.

Voor bovenstaand doel verwerken we technische gegevens, zoals het IP-adres van uw apparaat, de bezochte webpagina en de duur van een bezoek of sessie. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.
 

6. Marketing en business development

Om onze klantenkring te onderhouden en uit te breiden kunnen wij u benaderen met voor u relevante informatie of uitnodigingen. Dat doen wij ook om de relatie met onze partners, leveranciers en overige relaties te onderhouden. Op onze website kunt u zich ook aanmelden voor onze nieuwsbrief.

Voor deze doeleinden verwerken wij uw NAW gegevens, e-mailadres en telefoonnummer. Wij bewaren deze gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben verzameld en vastgelegd. U kunt zich op elk moment voor onze nieuwsbrief uitschrijven via de link onderin de nieuwsbrief. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.
 

7. Sollicitatie en recruitment

Om uw sollicitatie of uw inschrijving voor een van onze recruitmentactiviteiten te kunnen behandelen, verwerken wij uw persoonsgegevens.

In geval van een sollicitatie of recruitmentactiviteit verwerken wij uw NAW gegevens, contactgegevens en alle overige persoonsgegevens die u aan ons verstrekt en die nodig zijn voor de sollicitatie of recruitmentactiviteit. Wij bewaren de persoonsgegevens tot uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij u toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens langer op te mogen slaan. In dat geval bewaren wij uw gegevens maximaal 13 maanden. Als er sprake is van een wettelijke bewaarplicht of een bewaartermijn op grond van beroeps- of gedragsregels dan houden wij die termijnen aan.
 

8. Beveiliging

Bij de entree en/of in het pand worden camerabeelden gemaakt voor uw en onze veiligheid. Deze beelden worden maximaal 4 weken bewaard. Tenzij er sprake is van een incident, dan worden de beelden bewaard totdat het incident is afgehandeld.
 

Grondslagen voor de verwerking

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een rechtsgrond bestaat. De bovenstaande verwerkingen vinden plaats op basis van een van de volgende rechtsgronden: voor de uitvoering van een overeenkomst, vanwege een wettelijke verplichting, met uw toestemming of vanwege gerechtvaardigd belang.
 

Betrokkenen bij de verwerking van uw persoonsgegevens

Onze medewerkers

Onze medewerkers hebben een contractuele geheimhoudingsplicht die geldt voor alle persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook voor tijdelijke medewerkers, ingehuurde zelfstandigen en uitzendkrachten. Medewerkers hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Derde partijen

Het kan nodig zijn dat wij uw persoonsgegevens delen met derde partijen. Denk hierbij aan onze leveranciers van bepaalde software of IT-systemen of adviseurs die wij inschakelen voor sommige processen. Indien deze derde partijen bij het uitvoeren van hun taken toegang hebben tot persoonsgegevens hebben wij de vereiste contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en niet voor andere doeleinden worden verwerkt dan waarvoor u ze aan ons heeft verstrekt.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij doen er alles aan om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen. Hiertoe hebben wij allerlei technische en organisatorische maatregelen genomen.   

Zo hebben onder andere alle medewerkers die persoonsgegevens verwerken of inzien een geheimhoudingsverplichting, hanteren wij een informatie beveiligingsbeleid, hebben wij verwerkersovereenkomsten met onze verwerkers afgesloten, werken wij in een beveiligde IT omgeving en is er een datalekprotocol aanwezig.

Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens

U heeft recht op inzage in uw persoonsgegevens die wij verwerken. U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wijzigen of zelfs verwijderen indien de gegevens niet (langer) juist zijn, of indien de verwerking niet (langer) gerechtvaardigd is. Ook kunt u onder bepaalde omstandigheden de verwerking beperken, ons verzoeken uw gegevens over te dragen of bezwaar maken tegen de verwerking. Wij zullen beoordelen of we op grond van de wet aan uw verzoek tegemoet kunnen komen. Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Binnen maximaal 4 weken na ontvangst van uw verzoek ontvangt u van ons een reactie. Het kan voorkomen dat wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, wij geven dan duidelijk aan waarom we dit niet kunnen